2018.01.01-től változik az Ügyfélkapus rendszerünk használata

Felhívjuk ügyfeleink figyelmét, hogy a „könyvelés365” online ügyfélkapus rendszerünk használata és az ehhez kapcsolódó tájékoztató változott. A dokumentumok tárolására használt menüpontok bővültek, a bizonylatok sorszámozása kikerült tájékoztatóból, mivel a naplók rendezésével a sorszámok is automatikusan átírásra kerülnek. Vezetői riport kiegészült táblázatos és diagramos kimutatás készítésének lehetőségével. Összehasonlító táblázatokat kérhet árbevétel, nyereségkimutatás, vevő-szállító kintlévőség és bank-házipénztár állományának módosításával kapcsolatban.

2018.01.01-től érvényes tájékoztató az online könyvelési rendszer használatához

BEVEZETŐ

Az Ügyfél által megadott email címre megküldjük az online könyvelési rendszer bejelentkezéshez szükséges információkat

Az útmutató szerint letöltött online fiókját kollégánk megosztja az Ön cégének könyvelési adatait tartalmazó ügyfélkapus felhasználói fiókkal, így Ön számára is azonnal láthatóvá válnak az irattárban található dokumentumok, bevallások, adatszolgáltatások, vezetői riportok, stb.

1. Az Ügyfél fiók az alábbi mappákat tartalmazza:
   • Törzsadat – az aktuális NAV, cégbírósági ügyféladatokat tartalmazza, félévente frissítésre kerül a mappában.
   • Folyószámla - aktuális NAV folyószámla, mely minden hónap 15-én frissített adatokat tartalmazza.
   • Könyvelő – a könyvelőiroda által, a könyvelőprogramból kinyert adatok, táblázatok, bevallások és adatszolgáltatások dokumentumait tartalmazza, évenkénti bontásban. A beszámoló mappa az cégbíróságon nyilvános mérleg, eredmény kimutatás, kiegészítő melléklet, esetenként közhasznúsági beszámolót tartalmazza. A vezetői riport az ügyfél által előre egyeztetett adat összehasonlításokat, tendenciákat, egyéb statisztikákat gyűjt táblázatos és grafikus formátumban
   • Ügyfél - az ügyfél által feltöltött dokumentumok kerülnek rögzítésre, évenkénti bontásban, az alábbi részletezettséggel: • Vevő (kimenő átutalásos számlák) • Szállító (bejövő átutalásos számlák) • pénztár (kimenő készpénzes és bejövő készpénzes számlák) • Vegyes (pl. kompenzációs levelek, munkaügyi iratok, stb.) A dokumentumok elnevezésére ajánlott formátum_ dátum_egyéb releváns információ pl. vevő, szállító neve, számla száma Az ügyfelek a „Felcsatolt” mappába töltik fel a dokumentumokat, melyek könyvelést követően át kerülnek a „könyvelésre átvett” mappába.
   • Iratminta- a vállalkozása adminisztrációs ügyeinek intézéséhez leggyakrabban használt iratminták pl. munkaügyi iratok, jelenléti ív, gk használat dokumentumai, szabályzatok, stb
2. A bizonylatok továbbítása a könyvelőiroda felé:
   • Bejövő átutalásos számlák: az Ügyfél beszkenneli és PDF formátumban felcsatolja a Felhasználói Szállító mappájába. Megjegyzés: Kérjük a fájl elnevezésnél az alábbiak szerint eljárni: dátum_egyéb releváns információ pl. vevő,szállító neve, számla száma.
   • Kimenő átutalásos számlák
   • Számlázó program használata esetén:
   • Amennyiben a számlázó programja tartalmaz feladás könyvelésre menüpontot, a generált fájlt fel kell tölteni az Ügyfélkapu Vevő mappájába. A biztonság, és kontrollálhatóság miatt ezzel együtt a számlázott tételek PDF, vagy xls file formátumát is csatolni szükséges a fiókjába.
   • Amennyiben a számlázó program nem tartalmaz könyvelői feladás menüt, akkor az adott időszak számlázott tételeinek listáját csatolja PDF, vagy xls file formátumban a Vevő mappába.
   • Kézi számlázás esetén a számlatömbből kitépett, átutalásos számlák 2. példányát kell szkennelni és feltölteni a Vevő mappába. Az ellenőrizhetőség miatt a sztornó számlákat is kérjük csatolni. A fájl elnevezésénél a következőképpen járjon el: dátum_egyéb releváns információ pl. vevő,szállító neve, számla száma

• Készpénzesszámlák gazdasági eseményeit két módon továbbíthatja:
• A házipénztár programba, melybe előre feltöltöttük a gazdasági eseményeket, Ön berögzíti az adott hónap készpénzes mozgásait, majd havonta a Mentés gomb megnyomásával generált fájlt, bemásolja a felhasználói fiókjának Pénztár mappájába.

• Be szkenneli a bizonylatokat – ugyanúgy, mint az átutalásos számlák esetében – és a kimenő számlákat a pénztár_vevő, a bejövő számlákat a pénztár_szállító mappába menti. A fájl elnevezésénél a következőképpen járjon el: dátum_egyéb releváns információ pl. vevő,szállító neve, számla száma

• Bank -bankonként időrendi sorrendben PDF formátumban kell a dokumentumokat felcsatolni a felhasználói fiókba. Megjegyzés: Ajánlott az online bankból egy adott hónapban egy PDF kivonatot feltölteni bankszámlánként. Fájl elnevezése: dátum_banki kivonat száma
• Vegyes – minden egyéb számviteli bizonylatot formátumtól függetlenül lehet feltölteni a felhasználói fiókba. pl. munkaügyi iratok (munkaszerződés, felmondás, jelenlétív, orvosi igazolás), cégadatokat érintő változás pl, bíróági végzés, NAV változás-bejelentési kérelem, hitelkérelem, stb.

1. Minden adatmozgásról, ami az ügyfélfiókban történik, irodánk azonnal értesítést kap, így a könyvelő kollégák megkezdhetik a gazdasági események könyvelését. E mellett kérjük egy emailt szíveskedjen küldeni az info@goldconsulting.eu központi levelezési címre, az adatbiztonság érdekében.

2. A bizonylatok könyvelését követően, a cége aktuális gazdasági helyzetéről kimutatásokat, vezetői riportokat teszünk közzé a Könyvelő/vezetői riportok mappában. Ugyanitt irattárazzuk az adott időszak bevallásait, adatszolgáltatásait, az alábbi bontásban:
   • Bérszámfejtés
   • bérjegyzék, bérkartonok,
   • utalandó járulékok
   • Bevallások
   • ÁFA
   • Járulékok
   • Társasági adó
   • Iparűzési adó
   • Egyéb adatszolgáltatás
   • Munkaügyi bejelentés
   • OEP
3. A feldolgozott, könyvelésből kinyert táblázatokat, riportokat (standard, cégre szabott) szintén a Könyvelő mappában kerülnek feltöltésre, az Ön felhasználói fiókjába . Vezetői pl. Kérésére munkaszámonként, tevékenységenként tudjuk az adatokat gyűjteni. Az ügyfélmappában alapbeállításként az alábbi diagramos kimutatásokat talál:
   • árbevétel kimutatás
   • nyereség kimutatás
   • főkönyvi kivonat
   • bank-pénztár
   • vevő-szállító kintlévőség

REGISZTRÁCIÓ az online Ügyfélmappához

Az ügyfél mappa hozzáférést minden új ügyfelünk email üzenetben megkapja az Ön által előzőlegesen megadott email címre mellyel regisztrálni kíván. Az üzenet címe Gold Szöv. wants to share “……………” (ügyfél mappa neve mely tartalmazza az ügyfél valós nevét) with you lesz. Az e-mailt megnyitva a következő lépéseket kövesse:

1. Kattintson a „View folder/mappa megnyitása”-ra, így a dropbox.com oldalára kerül. 2.
   • Kattintson a Dropbox regisztráció, a „create an account”-ra. Adja meg a rendszer használójának a nevét (lehet a szervezet neve is), email címet és egy jelszót, majd az „I agree ….” –t kipipálva a „create an account”ra kattintson.
   • Amennyiben már rendelkezik Dropbox fiókkal, úgy egyszerűen jelentkezzen be.
2. Lehetőség van a Dropbox számítógép és mobil eszközökre történő telepítésére egyaránt. Így akár számítógépen, akár mobiltelefonon hozzáférhet az itt tárolt adatokhoz. Ehhez a „download the app” opciót használja.

A regisztráció elvégzése után belépve az dropbox fiókjába középen látnia kell egy mappát a saját szervezete nevével, mely az Ön cégének adatait tartalmazza a Könyvelő, Törzsadat és az Ügyfél mappákban. Az online ügyfélkaput csak az Ön és az Ön által megadott személyek és könyvelőirodánk kapcsolattartója láthatja.
TIPP: A regisztrációnál olyan személy nevét és email elérhetőségét célszerű megadni, aki a cége adminisztrációjával, a könyvelésre történő feladással foglalkozik. Ha több kolléga, cégvezető is szeretné látni az adatokat, hozzáférni a vezetői riportokhoz, akkor kérjük, küldje el nevüket, email címüket, és kollégánk vele is megosztja az ügyfélfiókját.

Telepítéssel, a könyvelési bizonylatok feltöltésével kapcsolatos bármilyen kérdéssel keresse kollégánkat a következő kapcsolattartási címeken:

• telefon: 30 -8124149, 82/950-906,
• Skype: gold_consulting
• email: info@goldconsulting.eu